Ontdek hoe een couverteermachine uw postverwerking sneller en efficiënter maakt. We zetten de belangrijkste voordelen voor u op een rij.
Wat is enveloppen vullen?
Het couverteerproces is een belangrijk onderdeel van de postverwerking. Documenten zoals facturen worden afgedrukt, gevouwen, gecoucheerd, gefrankeerd en vervolgens aan de post overhandigd. Couverteermachines nemen daarbij de taak op zich om documenten met meerdere pagina's samen te voegen, te vouwen volgens verschillende vouwtechnieken en te couverteer – dat wil zeggen in enveloppen met verschillende formaten te steken.
Tip: test het papier vooraf!
Afhankelijk van de taak zijn hiervoor speciale enveloppen nodig, zogenaamde automatische enveloppen: in het industriële papierverwerkingsproces zijn de oppervlakte-eigenschappen en het vouwgedrag van de gebruikte papiersoorten bijzonder belangrijk. Daarom raden wij u aan om vooraf proefbestellingen van de enveloppeermachines te plaatsen.
Wat zijn de voordelen van een enveloppenvulmachine?
Niet alleen bij grotere hoeveelheden brieven is het handmatig verwerken van de dagelijkse zakelijke post oneconomisch – ook bij kleine en middelgrote hoeveelheden brieven kan de aanschaf van een enveloppenvulmachine de moeite waard zijn. Wij raden onze gebruiksvriendelijke en robuuste apparaten aan voor een gemiddelde en grote hoeveelheid post. Voor kleinere hoeveelheden brieven bieden wij perfecte instapmodellen aan.
Veel bedrijven drukken dagelijks een groot aantal orderbevestigingen, facturen of zelfs aanmaningen af. Daar komt nog de dagelijkse briefwisseling met klanten bij: hoe meer opdrachtgevers een bedrijf heeft, hoe groter het aantal te verwerken documenten doorgaans is. Klanten verwachten tegenwoordig een zorgvuldig verwerkte en tijdig verzonden brief. Daarom is naast snelheid ook de veiligheid in het enveloppeerproces belangrijk. Geautomatiseerde postverwerkingsprocessen met behulp van enveloppeermachines verhogen de betrouwbaarheid van de postverwerking enorm. Deze factoren zorgen voor een nauwkeurige en representatieve briefcommunicatie en voor tevreden klanten.
Tijd is geld
Niet in de laatste plaats spelen kosten een grote rol in het proces. In vergelijking met handmatige verwerking is het verzenden van enveloppen met een enveloppenvulmachine op de lange termijn aanzienlijk goedkoper. Niet alle taken kunnen echter machinaal worden uitgevoerd: het aanbrengen van stickers of het verzenden van enveloppen met speciale formaten is moeilijk te automatiseren en zal daarom ook in de toekomst met de hand moeten worden gedaan.
Natuurlijk kunnen bedrijven in veel gevallen ook per e-mail communiceren. Ze moeten echter bedenken dat e-mails soms verloren gaan en dat de klant het document vaak zelf moet afdrukken om het verder te kunnen verwerken. Dat wordt niet altijd gewaardeerd. Ook het uitbesteden van drukprocessen wordt door veel bedrijven afgewezen vanwege veiligheidsoverwegingen – en daarmee kiezen ze bewust voor geautomatiseerde postverwerking in eigen huis. In dergelijke gevallen zijn frankeermachines en enveloppenvulmachines de perfecte hulpmiddelen bij de verwerking van de dagelijkse uitgaande post.
Waar moet u op letten bij de aankoop van een enveloppenvulmachine?
Voordat u een aankoopbeslissing neemt, moet u uw vereisten zo nauwkeurig mogelijk definiëren – Francotyp-Postalia helpt u graag met advies: welk dagelijks brievenvolume wilt u verwerken, welke piekbelastingen door regelmatige afdrukken (facturen, aanmaningen...) zijn te verwachten en hoeveel documenten verstuurt u in één werkgang en één envelop? Dergelijke factoren bepalen bijvoorbeeld het aantal cycli en het aantal toevoerstations van de enveloppenvulmachine. Mogelijk is ook een gelaagde opslag voor de brieven nodig. De papierkwaliteit en de verwerking ervan moeten indien nodig worden getest.